Berichtswesen 2.0

Es wird geredet von Lean Production, lean Management und kontinuierlicher Verbesserung. Prozesse werden analysiert, verändert, verbessert. Hierarchien werden teilweise verflacht, neue Methoden werden erprobt und eingeführt.

Aber so ähnlich wie die Asterix-Hefte stets am Anfang darauf hinweisen, daß es da eine Ecke auf der Landkarte gibt, die sich der Veränderung entzieht, verhält es sich auch im Unternehmen. Das ist die Ecke „Controlling-Geschäftsleitung“. Hier sind Veränderungen auch über Jahre kaum zu erkennen. Fleißig werden Berichte erstellt und weitergeleitet, umgekehrt werden Bericht angefordert und erwartet. Wobei auch auf die Hierarchie hier peinlich oft peinlich genau geachtet wird. Wer denn an wen berichtet ist in vielen Betrieben mehr Statussymbol als praktisches Arbeiten. Dort wo Titel nichts mehr hergeben zur Unterscheidung der Hierarchie, die Visitenkarte nicht aussagekräftig genug ist, dort füllt die Berichtshierarchie diese Lücke. Und so wird das Berichtswesen und wer an wen berichtet mehr zum Filter und politischem Instrument statt daß es als Informationsmittel verwendet wird. Mit dem Filtern, dem Hinzufügen oder Weglassen von Informationen wird Politik und nicht Information oft betrieben, ohne daß sich die Empfänger dieser vermeintlichen Informationen darüber im Klaren sind. So werden wichtige Details oft weggelassen, die eine Entscheidung vielleicht geändert hätte. Das Prinzip der „stillen Post“ ist hier perfektioniert und keiner will es sehen und wahrhaben.

Was die Sache aber noch schlimmer macht, sind die eigentlichen Berichte. In den letzten Jahren hat sich hier besonders von Seiten des Controllings meist wenig getan, geändert haben sich höchstens die benutzten Tools und Darstellung, sowie der Bericht statt als Papierdokument nun als pdf-Datei versendet wird. Es gibt meist Monatsberichte, dazu Quartalsberichte und Jahresberichte, meist immer mit den gleichen Zeitreihen. So geht der Monatsbericht immer vom ersten bis zum letzten des Monats, der erste Quartalsbericht enthält immer Daten vom Januar bis März. Da die Daten aufbereitet werden müssen für den Bericht, liegt dann der Monatsbericht meist erst in der zweiten Woche im Folgemonat vor, der Quartalsbericht kommt ebenso verzögert. In den Sommermonaten kommt dann noch der Urlaub dazwischen, sodaß viele Quartalsberichte mit den Ergebnissen von April bis Juni dann oft erst im August oder September angeschaut werden. Wenn sie denn überhaupt angeschaut werden.

Denn manchmal kommen mir die Berichte vor wie die öffentlichen Busse in manchem Nahverkehr. Er fährt von Haltestelle zu Haltestelle, jeden Tag, zig mal. Und kein Mensch sitzt drin.

Warum? Weil die Empfänger die Unzulänglichkeiten meist kennen, den Inhalt schon von anderen Quellen und Boten kennen und der Bericht meist nichts wesentlich Neues mehr enthält. Oder auch weil die Empfänger wissen, daß der Monat vom ersten bis zum letzten nicht alleine betrachtet werden darf. Gute Zahlen des Monats relativieren sich oft, wenn man den Vormonat hinzuzieht, ein positiver Trend (wenn es denn überhaupt im Bericht eine grafische Darstellung gibt) ändert sich vielleicht schon durch Hinzunahme einer weiteren Woche. Eine tiefergehende Analyse ist meist nicht möglich, schon gar nicht mit Papier.

So kann man zurecht das bisherige Berichtswesen als Unwesen bezeichnen. Es wird Papier verbraucht, Aufwand entsteht für die Aufbereitung von Informationen, die entweder schon bekannt oder nicht aktuell sind oder –noch übler- den Empfänger nicht interessieren.

Wenn wichtige Entscheidungen von solchen Berichte abhängig sind, dann kann man nur hoffen, daß das Unternehmen nicht zum Anfang eines Quartals ins Schlingern gerät sondern erst zum Ende! Sonst vergehen ja mindestens drei Monate bis das Thema vielleicht im Bericht erscheint, vorausgesetzt der Ersteller oder „Berichtende“ sieht das auch als wichtig an und kürzt oder filtert nichts. Oder macht seine eigene Politik um einen Vorsetzten zu beerben?

Aus diesen Gründen hat ein so geartetes Berichtswesen ausgedient. Es ist ein Anachronismus, paßt nicht in eine Zeit, in welcher schnelle Entscheidungen notwendiger als je zuvor sind. Paßt nicht in eine Landschaft, die von „lean“ und „KVP“ geprägt sein soll.

Vielmehr muß ein modernes Controlling Instrumente liefern, die es den Entscheidern ermöglich, wichtige Daten selbst abzurufen, ohne Verzögerung „on the fly“. In selbst gewählten und nicht definierten Zeitabschnitten und Zeitreihen. Ein Controlling sollte aktiv auf Besonderheiten hinweisen, nicht Standardauswertungen erzeugen und verteilen. Und es darf keine Informationshierarchie geben. Informationen sind nicht kompatibel mit Titeln, Stolz und Statusdenken.

 

So geht lean.

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Über wetterjoerg

Unternehmensberater und -Begleiter aus der Praxis für die Praxis
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